Recensies.

 

Wij kunnen u vertellen hoe goed ons CRM systeem is. Maar wat is er nu mooier dan om onze klanten aan het woord te laten. Hun werken uiteindelijk dagelijks met onze software. Wij houden van open- en eerlijkheid vandaar dat bij onze recensies altijd de sportclub, functie en naam vermeld staat van diegene die het stukje geschreven heeft. Wij hopen dat u de volgende bent die een recensie schrijft over de digitale manager.

 

 

 

 

 

  

"Een geweldige tool waar vele verenigingen op kunnen bouwen".

 

 

SDOUC is een vereniging met ongeveer 275 sponsoren waarvan circa 100 businessclubleden. De facturatie en administratie werd altijd in Excel sheets bij gehouden.

Maar door de complexiteit van de contracten was er behoefte naar een systeem die de processen vereenvoudigde en de kans op fouten terug kon brengen tot minder dan 1%. Het geheel zou ook web - gebaseerd moeten functioneren, waarin de facturatie elke maand automatisch uit het systeem moest komen rollen.

 

SDOUC had er voor gekozen dat op het moment van het afsluiten van een contract ook het moment moest zijn van facturatie en niet gericht op een begin van een seizoen. Dit heeft grote voordelen voor de bedrijven die dan niet alles aan het begin van het seizoen gefactureerd krijgen.  Doordat vele sponsoren een breder pakket hebben, is er spreiding mogelijk en dus op verschillende momenten een factuur krijgen.  Tevens zijn de gespreide betalingen ook voor SDOUC een voordeel.


Dit als doel te hebben opgezet ben ik namens het bestuur op zoek gegaan naar een sponsor die hieraan mee kon werken. Al snel kwamen we uit bij Sportclubmanager.nl. Door vele avonden bij elkaar gezeten te hebben ware we beide er van overtuigd dat het een systeem moest worden die ook in de toekomst voor meerdere verenigingen gebruikt kon worden. SDOUC had het voordeel met de vele sponsoren en de complexiteit van de verschillende pakketten dat dit een mooi beging kon zijn om het programma hierop te kunnen in te richten.


Sportclubmanager.nl heeft vanaf dat moment gewerkt aan een opzet op papier hoe de structuur er uit kon gaan zien met als basis, leden/vrijwilligers administratie en  het beheren van de sponsoren en de facturatie hiervan. De basis was ook dat er vele rapporten gemaakt kunnen worden om de club een overzicht te geven waar de sponsoren hun geld aan uit geven maar ook om te inventariseren hoeveel borden er hangen. Ook was de basis de duur van de contracten en het moment van factureren. Sportclubmanager heeft dit in 2010 voor elkaar gekregen en na vele test momenten hebben we besloten het pakket operationeel te maken. De oude Excel sheets werden in het systeem er in geladen en SDOUC was zeer tevreden over de werking ervan.
Buiten dat alles vanaf de thuis situatie kan worden verwerkt en dat bij ziekte snel een vervanging geregeld kon worden om contracten in te geven gaf het ook andere bestuurders snel een inzicht welke contracten hun contacten hadden en wanneer de contracten vervallen waren. Hiermee konden we snel reageren en gaf dit ook aan alle sponsoren een goed gevoel dat er tijdig gesproken kon worden omtrent de verlenging van de contract.

 

Het progamma is zo opgesteld dat een leek zich snel gaat thuis voelen zonder al te veel voor kennis te moeten hebben. Tevens geeft het handboek een goed inzicht hoe  met het systeem gewerkt moet worden zowel voor de ingaven als het bekijken van rapporten.  De facturatie is geen probleem meer want elke maand komen deze nu er automatisch uitrollen. Hierdoor heb je geen fouten meer dat sponsoren vergeten worden of veel te laat hun factuur krijgen. Door de flexibiliteit van Sportclubmanager hebben we met zijn allen een geweldige tool gecreëerd waar vele verenigingen op kunnen bouwen zonder dat er veel uren verloren gaan.
Ook uit veiligheidsreden wordt er elke avond een back-up gemaakt zodat er geen gevaar is dat al het werk verloren gaat.  De club en de personen die hiermee werken zijn zeer enthousiast en SDOUC is ook zeer blij dat Sportclubmanager dit zo heeft neergezet. Chappeau Sportclubmanger !!

 

Nu is het progamma ook zover om te kunnen uitrollen naar andere verenigingen waarbij AZSV uit Aalten er nu ook dankbaar gebruikt van maakt. Bij SDOUC hebben we een slogan” Samen op weg naar beter”. Wij zijn blij dat we andere verenigingen kunnen inlichten op de het gebruik en de vele voordelen en zullen Sportclubmanager ondersteunen om dit verder in de markt te kunnen zetten tegen betaal bare prijzen die geen belemmering mogen zijn om al de voordelen die het bied en oplevert in de weg te staan.

Indien u verdere inlichten vanuit de functionaliteit en de verdiensten wilt hebben kunt u met mij contact opnemen.

 

 

Jos van Aalst, vice-voorzitter SDOUC

 

Ulft, Anton Tijdinklaan 7

Postbus 84, 7070 AB Ulft

Tel: 0315-681084

mob 06-20137799

 

 

 Maak een afspraak

 

 

 "Bij vragen of nieuwe wensen in de toepassing  laat het antwoord niet lang op zich wachten".

 

In 2011 heeft voetbalvereniging AZSV gemeend om het gebeuren rond onze  sponsoren op een professionelere wijze op te pakken. Hiervoor was nodig dat er  een verandering zou gerealiseerd worden in de vastlegging van de gegevens van  onze sponsoren. Tot 2010 was de hele administratieve vastlegging een ‘hand’ gebeuren. Voor een vereniging als AZSV was dit niet meer hanteerbaar.
 
De sponsorcommissie is vanuit diverse geledingen uit de maatschappij  uitgebreid met nieuwe leden. Eerst hebben we vastgesteld wat we vanuit  organisatorisch aspect wilden oppakken. Dit heeft geresulteerd in het bezoeken  van diverse andere verenigingen om ook hun ervaringen te horen. In de praktijk  bleek dat iedere vereniging het op zijn eigen wijze had georganiseerd. Een van  de belangrijkste punten voor ons was dat wij met gebruikmaking van technische  hulpmiddelen meer eenheid en structuur wilden realiseren in de vastlegging van  de gegevens. Na veel wikken en wegen hebben we besloten om het pakket dat Sportclubmanager uit Ulft in samenspraak met SDOUC uit Ulft heeft gemaakt ook binnen  AZSV te gaan gebruiken. Zoals bij elke omzetting van gegevens van een ‘hand’ administratie naar een geautomatiseerde administratie kom je tot de ontdekking  dat niet alle afspraken even concreet zijn gemaakt. Dit was voor ons een mooie  manier om ook hieraan aandacht te schenken.
 

Het voordeel van de nieuwe toepassing is dat we nu minimaal de onderstaande  gegevens in een toepassing hebben vastgelegd. 

  • N.A.W gegevens van de sponsor  
  • Contactpersoon gegevens  
  • E-Mailadres (wordt nu gebruikt voor het verzenden van brieven)  
  • Telefoonnummers  
  • Type bedrijf gegevens  
  • Afgesproken faciliteiten uit de pakketten of de losse faciliteiten.  
  • Maandelijkse uitdraai van de facturen  
  • Financieel beheer (mogelijkheid om de ontvangen sponsorbijdrage vast te   leggen in de toepassing en waar nodig een aanmaning sturen)  

Selectie mogelijkheden  

  • Afname faciliteiten op sponsorniveau    
  • Afname faciliteiten per sponsor    
  • Uitdraai sponsoren op relatiebeheerniveau    
  • Uitdraai op vervaldatum afgesloten contracten 
 
De wensen voor op de langere termijn zijn dat je op basis van een sjabloon  een sponsorovereenkomst kan maken en dat deze overeenkomst ook wordt opgeslagen  in de toepassing.
Dat bepaalde gegevens, die nu nog handmatig in een Excel bestand worden  opgeslagen, op termijn direct gegenereerd kunnen worden uit de toepassing.
 
 
Wij als sponsorcommissie van AZSV zijn ons goed bewust van het feit dat je  als individuele vereniging je eigen wensen graag gerealiseerd wilt zien maar dat  een dergelijk pakket ook voor het collectief hanteerbaar moet blijven bestaan.

 

Tot slot:

 
De contacten die wij onderhouden met de maker van de toepassing (Theo  Besselink) zijn zeer prettig en ook bij vragen of nieuwe wensen in de toepassing  laat het antwoord niet lang op zich wachten.
 
Met vriendelijke groet,

 

Liewe Westerterp, A.Z.S.V. in Aalten

  

Maak een afspraak